Spirだけでは冷たい？日程調整で好印象を与えるGoogleカレンダー活用術
「日程調整ツールのURLだけ送るのはちょっと無礼かも…」そんな風に感じたことはありませんか？業務効率化が求められる一方で、ビジネスマナーや人間関係の機微を無視したやり取りは、相手に冷淡な印象を与えかねません。本記事では、Spirなどの日程調整ツールを活用しながらも、相手に配慮を示し、信頼を得られるスケジュール提示方法をご紹介します。
Spirは便利、でも“冷たく”見えてしまうリスクも
Spirは候補日時の提示から予約確定までを自動化できる非常に便利なツールです。特に多忙なビジネスパーソンにとって、やり取りの手間を削減できるメリットは大きいでしょう。
しかし、Spirのリンクをいきなり送るだけでは、相手によっては「機械的」「温かみがない」と感じるケースがあります。とくに初対面の相手や、信頼構築が必要な商談相手に対しては注意が必要です。
印象を変える一工夫：「自分の空き時間」を添えて送る
冷たい印象を回避するには、相手に寄り添った言葉や工夫を加えることが重要です。たとえば、SpirのURLを貼る前に、
「以下の時間帯が空いておりますので、ご都合よい時間をお選びください」
といった一言を添えるだけで印象は大きく変わります。さらに、自分の空き時間を具体的に提示すれば、相手の選択の負担も減り、気配りが伝わります。
Googleカレンダーから自動で空き時間を抽出する方法
「でも毎回空き時間を確認するのは手間だな…」という方におすすめなのが、Googleカレンダーから自動で2週間先までの空き時間を抽出するスクリプトの活用です。
このツールでは、以下の特徴があります：
- 翌日から2週間先までのスケジュールを対象
- 営業時間（平日9:00〜22:00、土日13:00〜17:00）に限定
- 60分単位で空き枠をチェック
- 出力された空き枠は、Spirリンクに添えるメッセージとしてそのまま使用可能
ツールはこちら
function extractAvailableSlots() {
const calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();
const startDate = new Date();
startDate.setDate(startDate.getDate() + 1); // 明日から
const endDate = new Date(startDate);
endDate.setDate(endDate.getDate() + 14); // 1週間後まで
const timeZone = Session.getScriptTimeZone();
const slotDurationMinutes = 60;
const weekdaysJP = ["日", "月", "火", "水", "木", "金", "土"];
let result = "【日程候補】\n";
for (let d = new Date(startDate); d < endDate; d.setDate(d.getDate() + 1)) {
const dayOfWeek = d.getDay();
const isWeekend = (dayOfWeek === 0 || dayOfWeek === 6);
const startHour = isWeekend ? 13 : 9;
const endHour = isWeekend ? 17 : 22;
for (let h = startHour; h < endHour; h++) {
const slotStart = new Date(d);
slotStart.setHours(h, 0, 0, 0);
const slotEnd = new Date(slotStart.getTime() + slotDurationMinutes * 60 * 1000);
const events = calendar.getEvents(slotStart, slotEnd);
const isBusy = events.some(event =>
!event.isAllDayEvent() &&
event.getMyStatus() !== CalendarApp.GuestStatus.NO
);
if (!isBusy) {
const dayOfWeekJP = weekdaysJP[slotStart.getDay()];
const dateStr = Utilities.formatDate(slotStart, timeZone, "MM月dd日") + `（${dayOfWeekJP}）` + Utilities.formatDate(slotStart, timeZone, "HH:mm");
const endStr = Utilities.formatDate(slotEnd, timeZone, "HH:mm");
result += `・${dateStr}〜${endStr}\n`;
}
}
}
Logger.log(result);
//MailApp.sendEmail("hirow10@gmail.com", "空き時間候補（平日22時・土日午後）", result); //メール受信
}
印象力×効率化＝スマートなビジネスパーソンの新習慣
Spir単体の便利さを活かしつつ、そこに「配慮」や「一言」を加えることで、日程調整は単なる業務ではなく、信頼構築のきっかけになります。
相手にとって心地よいコミュニケーションを意識し、ツールの力を最大限に活かすことが、今後のビジネスシーンではますます重要になるでしょう。
まとめ
Spirなどのツールは便利ですが、機械的な印象を与えるリスクがあります。本記事で紹介したように、自分の空き時間をGoogleカレンダーから自動抽出し、Spirリンクに一言添えて送るだけで、相手に配慮ある印象を与えることができます。効率化と印象力のバランスを取った日程調整術を、あなたも今日から取り入れてみませんか？
